…werkt binnen de thema’s communicatie, leiderschap en algemene omgang. In de praktijk zijn dit zaken als pesten, agressie en geweld, (seksuele) intimidatie en discriminatie.
Binnen deze thema’s gaat het vaak om het belang van de melder zelf, of het belang van een persoon binnen de organisatie. De melder bepaalt in deze wat ‘ongewenste omgangsvormen’ zijn en wat voor hem of haar als ongewenst wordt ervaren.
De vertrouwenspersoon positioneert zich naast de melder, waarbij de melder zelf de regie houdt in het proces. De vertrouwenspersoon luistert naar de melder en inventariseert de situatie (gebeurtenissen en emoties). Vervolgens ondersteund de vertrouwenspersoon in het inventariseren van de vervolgstappen die de melder wenst te nemen en welke mogelijkheden tot ondersteuning er beschikbaar zijn.
De kern is dus dat de vertrouwenspersoon de melder ondersteund in het maken van een beslissing in het proces. Wil de melder geen actie ondernemen? Dan is dit ook oké. Alles wat met de vertrouwenspersoon wordt besproken, is vertrouwelijk. Een uitzondering hierop zijn strafbare feiten. Dit om te voorkomen dat de vertrouwenspersoon in gewetensnood raakt.
…fungeert als meldpunt van vermoedens van misstanden in de organisatie, die de organisatie of maatschappij schaden. Dit gaat om thema’s als machtsmisbruik, regelschending, fraude, diefstal en niet integer gedrag.
Binnen deze thema’s gaat het soms om het individu maar kan het probleem ook een grotere omvang hebben. Zo kan het zijn dat meerdere medewerkers, de hele organisatie of zelfs burgers worden beschadigd.
De vertrouwenspersoon positioneert zich als sparringpartner van de melder. De kern hierbij is de vraag of de melder wel of geen melding doet van het misstand. Alles wat met de vertrouwenspersoon wordt besproken, is vertrouwelijk. Een uitzondering hierop zijn strafbare feiten en ambtsmisdrijven. Dit om te voorkomen dat de vertrouwenspersoon in gewetensnood raakt.
Indien de schending ertoe leidt dat het maatschappelijk belang in het geding is, is er sprake van een ‘maatschappelijke misstand’. In het geval van een maatschappelijke misstand ondersteunt de vertrouwenspersoon de melder, bij het melden van het misstand bij het Huis voor klokkenluiders.
Een werknemer kan ook vertrouwelijk melden. Bij vertrouwelijk melden is de identiteit van de melder alleen bekend bij de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon inventariseert de situatie samen met de melder of er sprake is van een redelijk vermoeden. Is dit het geval, dan stellen zij samen een schriftelijke melding op. De vertrouwenspersoon deelt deze vervolgens met de organisatie.
Bij een vertrouwelijke melding blijft de vertrouwenspersoon fungeren als een tussenpersoon tussen de anonieme melder en de onderzoeker van het misstand.
De vertrouwenspersoon is in de basis niet bedoeld om overige onderwerpen mee te bespreken. Denk hierbij aan een arbeidsconflict, een reorganisatie, problemen met werkinhoud of privé problemen. Wanneer een melder een dergelijk onderwerp wil bespreken met de vertrouwenspersoon, biedt deze wel een luisterend oor. De vertrouwenspersoon inventariseert de situatie en verwijst de melder vervolgens door naar geschikte ondersteuning. Denk hierbij aan de leidinggevende of arbodienst.
De interne vertrouwenspersoon van uw organisatie kan met goedkeuring van de melder, sparring en ondersteuning zoeken bij de externe vertrouwenspersoon. Zij vertegenwoordigen beide deze vertrouwelijke rol binnen de organisatie. Dit ter ondersteuning van de interne vertrouwenspersoon.
