In dit reglement wordt in aansluiting bij en in aanvulling op de Algemene Verordening Gegevensbescherming verstaan onder;

Privacyfunctionaris

Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van personen in dienst van of werkzaam ten behoeve van Aandacht Arbo BV, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende documenten die in een bestand zijn opgenomen.
Dit reglement is voorts van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Registratie van gegevens geschied uitsluitend voor de goede bedrijfsvoering en dienstverlening van Aandacht Arbo BV. De registratie beperkt zich tot die informatie, die direct of indirect ten dienste hiervan staat. Dit reglement is onderworpen aan de werking van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en alle daarop betrekking hebbende besluiten en maatregelen.

Dit reglement komt tot stand en wordt beheerd onder verantwoordelijkheid van Aandacht Arbo BV.
Ieder geregistreerd gegeven in het registratiesysteem, dat informatie geeft omtrent een hoedanigheid van een bepaalde of een bepaalbare natuurlijke of rechtspersoon, ongeacht of dit gegeven wordt gebruikt, valt onder dit reglement.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsregistratie is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie van de gegevens van betrokkene. Zijn handelen m.b.t. de werking van de persoonsregistratie en de verstrekking van gegevens uit die registratie wordt beperkt door dit reglement. De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens is aansprakelijk voor eventuele schade of nadeel als dit voortkomt uit het niet naleven van dit reglement door de verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerkingsverantwoordelijke: Aandacht Groep BV. Zij draagt zorg dat alle met haar gelieerde vennootschappen en alle voor haar of in haar dienst werkzame personen de bepalingen van dit reglement naleven.

Verwerker: de bedrijven/instanties die gebruik maken van de diensten van Aandacht Groep BV.

Beheerder: De persoonsregistraties worden beheerd door de casemanagers. Het medische gedeelte wordt beheerd door de bedrijfsarts.

Gebruiker: Alle medewerkers in dienst van of aangesloten bij Aandacht Groep BV die betrokken zijn bij de zorg voor de werknemer, of waarvan vanuit hun betrokkenheid toegang tot persoonsgegevens onontbeerlijk is. Personen in opleiding (stagiaires) worden in dit verband beschouwd als medewerkers in tijdelijke dienst.

Toegang tot persoonsgegevens
Alleen de medewerkers van Aandacht Arbo BV die in hun functie en taken, direct dan wel indirect betrokken zijn bij de uitvoering van de dienstverlening aan klanten en de overige doeleinden van de gegevensverwerking, hebben toegang tot de persoonsgegevens. De medewerkers hebben slechts toegang tot die delen van de persoonsgegevens waarvoor zij voor een goede taakuitoefening moeten beschikken.

Ten aanzien van de medische gegevens geldt dat alleen de bedrijfsarts van de betrokkene toegang heeft tot de gegevens van betrokkene.

De beheerder en de bewerker hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dit in het kader van de uitoefening van hun taken noodzakelijk is.

Onder verantwoordelijkheid van de beheerder kunnen derden worden ingeschakeld ten behoeve van technisch onderhoud aan en/of aanpassing van de systemen van de verwerkingsverantwoordelijke.
Deze derden verkrijgen toegang tot persoonsgegevens voor zover dit voor de uitvoering van hun werkzaamheden noodzakelijk is. Deze derden kunnen alleen ingeschakeld worden na schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke.

Verstrekking van persoonsgegevens
Binnen Aandacht Arbo BV kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, indien en voor zover dit noodzakelijk is voor een juiste uitoefening van taken, aan:

Buiten Aandacht Arbo BV kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, indien en voor zover dit voor een juiste uitoefening van taken noodzakelijk is aan:

Inzage, afschrift en dataportabiliteit van persoonsgegevens
De betrokkene, zijn wettelijke vertegenwoordiger dan wel een door hem schriftelijk daartoe gemachtigde heeft recht op inzage, afschrift en dataportabiliteit van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens. De betrokkene dient hiertoe een schriftelijk verzoek bij de verwerkingsverantwoordelijke in te dienen.

De verwerkingsverantwoordelijke deelt een ieder op diens verzoek, zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. Indien dit inderdaad het geval is, zendt de verwerkingsverantwoordelijke tevens een overzicht van de betreffende gegevens mee.

Bij dataportabiliteit ontvangt de betrokkene een kopie van de persoonsgegevens in een vorm waarmee de betrokkene deze gegevens kan hergebruiken en/of doorgeven aan een andere organisatie.

Aanvulling, verbeteren en verwijderen van persoonsgegevens
Het is betrokkene of diens gevolmachtigde toegestaan de verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk te verzoeken op de betrokkene betrekking hebbende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, indien en voor zover deze gegevens onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen en de motivatie hiervoor.

De verwerkingsverantwoordelijke bericht de betrokkene zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk of hij aan het verzoek van de betrokkene voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. De verwerkingsverantwoordelijke draagt ervoor zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of een verwijdering van de persoonsgegevens zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Persoonsgegevens zullen niet worden vernietigd indien de bewaring een aanmerkelijk belang dient voor een ander dan de betrokkene, of indien de bewaring op grond van een wettelijk voorschrift is vereist.

Bewaren en verwijderen van persoonsgegevens
Aandacht Arbo BV zal de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld, tenzij op grond van wet- en regelgeving anders is bepaald.
Deze bewaartermijn is in beginsel twee jaar, te rekenen vanaf het tijdstip dat het re-integratie traject is beëindigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed dienstverlener voortvloeit.
Wanneer een klant eigen risico drager is, is het bewaartermijn 10 jaar.

Bewaren en verwijderen van medische gegevens
Na afloop van het bewaartermijn worden de persoonsgegevens binnen een jaar vernietigd.
De bewaartermijn is in beginsel twee jaar. De bewaartermijn bedraagt in afwijking van het voorgaande 15 jaar indien de betrokkene is overleden. De bewaartermijn bedraagt 40 jaar indien blootstelling aan carcinogene stoffen of biologische agentia heeft plaatsgevonden en de bewaartermijn bedraagt 30 jaar in het geval er gewerkt is met ioniserende straling.

Bij beëindiging van de arbodienstverlening worden de persoonsgegevens met inachtneming van bovengenoemde bewaartermijnen vernietigd.

Na uit dienst treden bij de werkgever, waar de  betrokkene werkzaam is, of na beëindiging van het contract van de werkgever met de Aandacht Arbo BV worden de persoonsgegevens met inachtneming van bovengenoemde bewaartermijnen vernietigd.

Langer bewaren van de medische gegevens mag voor zover redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.

Beveiligen van persoonsgegevens
Aandacht Arbo neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, zodat de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de persoonsgegevens wordt gewaarborgd.

Klachten
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of de verwerkingsverantwoordelijke de rechten van betrokkene met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens niet respecteert, dient betrokkene zich met zijn klacht te wenden tot de
verwerkingsverantwoordelijke.

Indien de ingediende klacht voor de betrokkene niet leidt tot een voor hem/haar acceptabel resultaat, kan hij/zij zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens dan wel tot de rechter.

Inwerkingtreding van het reglement
Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 januari 2016 en wordt aangehaald als:
Privacyreglement Aandacht Arbo B.V.

Openbaarheid van dit reglement
Dit reglement is in te zien, door op verzoek een exemplaar aan te vragen. Deze aanvraag kunt u indienen door een bericht te sturen naar info@aandachtgroep.nl of te bellen met 0251-273883. Op verzoek wordt eveneens kosteloos een papieren exemplaar van dit reglement ter beschikking gesteld.